Suomen Gynekologiyhdistyksen jäsen- ja tapahtumarekisterin Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste
Laatimispäivä 29.1.2022
Rekisterinpitäjä
Suomen Gynekologiyhdistys Ry
c/o SGY Webmaster
Kristiina Rönö
HUS, Lisääntymislääketieteen yksikkö
PL 150
00029 HUS
webmaster [ät] gynekologiyhdistys.fi
Rekisterin nimi
Suomen Gynekologiyhdistyksen jäsen- ja tapahtumarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpidon tarkoituksena on kerätä Suomen Gynekologiyhdistyksen jäsenyyteen ja jäsenille järjestettävien tapahtumien (koulutustapahtumat) järjestelyyn tarvittavat tiedot.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Jäsenmaksujen ja tapahtumiin liittyvien osallistumismaksujen laskuttaminen
- Jäsenmaksuluokan määrittäminen (syntymäaika)
- Jäsenviestien lähettäminen ja tapahtumista tiedottaminen (sähköiset jäsenviestit, sekä yhdistyksen oma lehti Sykli)
- Tapahtumien järjestelyt (ml. ruokailut, majoitustarpeet, luennoitsijat)
- Tapahtumien palautteen kerääminen ja todistuksen jako
- Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Yritys- ja organisaatiotiedot
- Tiedot tilauksista
- Tieto uuden jäsenen suosittelijana toimimisesta
- Tieto koulutuspäivien luennoitsijana toimimisesta
- Laskutukseen liittyvät asiat, kuten laskutustiedot ja jäsenmaksuluokka (perusjäsen, eläkeläinen, kunniajäsen)
Lisäksi tapahtumien niin vaatiessa kerätään tiedot osallistumisesta lounaalle/illalliselle sekä ruoka-aineallergiat.
Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on jäsenyyden tai tapahtuman kannalta tarpeellista. Henkilötiedot voidaan poistaa pyynnöstä tai sopimuksen päätyttyä, ellei yhdistyksellä ole oikeusperustetta henkilötietojen käsittelyyn. Myös vanhentuneet tai virheelliset tiedot poistetaan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Suomen Gynekologiyhdistys kerää yhdistyksen jäsenten tiedot jäseneksi liittymisen ja/tai tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä sekä henkilön päivittäessä henkilötietojaan sähköisen portaalin välityksellä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsen- ja tapahtumarekisterin tietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmansille osapuolille, muutoin kuin suomalaisten toimivaltaisen viranomaisen lainsäädäntöön perustuvan tiedonsaantioikeuden perusteella.
Jäsenlehden postitusta varten toimitetaan nimi ja osoitetiedot painotalolle ennen jokaisen jäsenlehden numeron ilmestymistä. Taloushallinnossa, laskutuksessa ja kirjanpidossa käytetään palveluntarjoajana Tilitoimisto Riikka Olin palveluja. Laskutukseen tarkoitettujen tietojen siirrossa varmistetaan, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritiedot säilytetään DataPrisma Oy:n Kongressi -järjestelmässä. Pääsy rekisteritietoihin on rekisterinpitäjällä ja erikseen nimetyillä henkilöillä. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta sekä kirjautumista tietojärjestelmään. Tiedot ovat teknisesti suojattu tunnistautumisella ja palomuureilla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ne on palautettavissa tarvittaessa.
Oikeus tarkistaa ja muokata rekisterissä olevia tietoja
Rekisterissä oleva henkilö voi itse katsella ja ylläpitää yhteystietojaan sähköisessä Jäsen-/Osallistuja-/Luennoitsijaportaalissa.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus:
- tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on rekisterissä
- vaatia henkilötietojen korjaamista, rajoittamista tai poistamista
- vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
- siirtää rekisterissä olevat tiedot toiseen järjestelmään
Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Voit koska tahansa pyytää tietojesi päivittämistä tai poistamista.
Yhteydenotot
Kaikissa henkiötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kirjallisesti sähköpostilla Suomen Gynekologiyhdistyksen yhteyshenkilöön, joka on mainittu tämän tietosuojaselosteen alussa.