Ohjeita SGY:n pienryhmille
Pienryhmien säännöt löydät täältä.
Toimintakertomus ja -suunnitelma
Pienryhmän tulee toimittaa SGY:n hallitukselle vuosikertomus toimikaudestaan (1.9-31.8) ja toimintasuunnitelma tulevalle toimikaudelle 30.9. mennessä. Toimintakertomuksesta tulee käydä ilmi pienryhmän koostumus, toiminta ja pienryhmän järjestämien tilaisuuksien ohjelma ja osallistuneiden jäsenten määrä. Toimintakertomusta ja -suunnitelmaa laatiessa voi hyödyntää oheista mallipohjaa.
Pienryhmän koulutuksen järjestäminen:
- Ilmoita suunnitellusta koulutustapahtumasta SGY hallitukselle (sihteerille) heti, kun ryhmä tietää olevansa suunnittelemassa koulutusta, mielellään vuotta ennen suunniteltua tapahtumaa.
- Täytä lisäksi SGY:n digitaalinen tapahtumalomake viimeistään 6 kk ennen tapahtuman ajankohtaa. Tapahtumalomakkeen löydät täältä. Lomakkeen lähettämisen jälkeen tapahtuman yksityiskohdat välittyvät SGY:n sihteerille, rahastonhoitajalle, webmasterille sekä sinulle itsellesi
- Mikäli koulutustapahtuma on osallistujille maksullinen, ilmoittautumiset sekä osallistumismaksut hoidetaan Kongressin kautta. Osallistumismaksujen kerääminen laskuttamalla tai tilisiirroilla ei ole mahdollista
- Mikäli em. aikataulut eivät toteudu, tapahtuma peruuntuu.
Pienryhmillä ei ole omia pankkitilejä, joten rahaliikenne on yleensä järjestetty SGY:n kautta. SGY kattaa pienryhmän koulutuspäivien mahdollisen toiminnan tappiot, mutta vastaavasti tuotto tai rahapalkinto jää SGY:lle.
Mahdolliset yhteistyösopimukset sponsorien kanssa tulee ohjata myös rahastonhoitajalle tiedoksi, jotta sponsorointimaksut voidaan laskuttaa: talous (ät) gynekologiyhdistys.fi.
Mikäli koulutuksen yhteydessä on näyttely, sen järjestämiseen voi kysyä apua näyttelyvastaavaltamme nayttely (ät) gynekologiyhdistys.fi.
Sovi etukäteen rahastonhoitajan kanssa, mitä kuluja laskutetaan suoraan SGY:ltä. Laskutusosoitteet alla. Ilman ennakkoilmoitusta tulevat laskut eivät selvittelyn vuoksi välttämättä ehdi ajoissa maksuun.
Pienryhmien ja SGY:n koulutuksiin voidaan ottaa vain SGY:n jäseniä, jos koulutus on maksullinen. SGY ei ole verovelvollinen emmekä voi kilpailla kaupallisten koulutuksen tarjoajien kanssa, muuten joudumme verovelvollisiksi. SGY:n jäsenyys on kohtuuhintainen (100€/v) ja sitä on helppo hakea sähköisellä hakemuslomakkeella.
Mikäli kyseessä on kaikille SGY jäsenille avoin tilaisuus ja luennoitsijoille maksetaan palkkiot, on palkkion maksun edellytyksenä luentodiojen toimittaminen osoitteeseen webmaster (ät) gynekologiyhdistys.fi. Luentodiat toimitetaan PDF-muodossa, tiedoston maksimikoko on 64 MB. Luennot ladataan ja linkitetään yhdistyksen nettisivuille yhdistyksen jäsenistölle tarkoitetulle salasanasuojatulle sivulle. Luentopalkkiot (sis. ALV) ovat alle 20min 200€, 20-30min 350€ ja 35-45min 400€. Ulkomaisille luennoitsijoille maksetaan aina 500€ ja heidän palkkioiden ja kulukorvausten järjestämisestä tulee olla yhteydessä rahastonhoitajaan jo ennen koulutusta.
Laskutus
Kaikki kululaskut laskutetaan SGY:n laskutuslomakkeella.
SGY:n laskutusosoitteet:
Suomen Gynekologiyhdistys ry (y-tunnus 1065989-6)
Verkkolaskut:
Suomen Gynekologiyhdistys ry
operaattoritunnus: 003721291126
OVT-tunnus: 003710659896
Sähköposti:
talous (ät) gynekologiyhdistys.fi
Tiedotus
Pienryhmät voivat tiedottaa mm. järjestämistään koulutuksista SGY:n jäsenlehden Syklin, yhdistyksen nettisivujen (ajankohtaista-osio, sekä koulutuskalenteri), sekä yhdistyksen sähköisten jäsenviestien kautta.
Syklin ilmestymisaikataulu sekä aineistopäivät ovat nähtävillä mediakortissa.
Sähköinen jäsenviesti lähetetään Syklin ilmestymisaikoja mukaillen, yleensä kunkin Syklin virallisena ilmestymispäivänä. Tarvittaessa voidaan lähettää myös erillisiä yksittäisiä koko jäsenistölle osoitettuja sähköpostiviestejä esim. muistutuksia pienryhmien järjestämistä koulutuksista, tai lähettää kutsuja pienryhmien kyselyihin/tutkimuksiin. Sähköiseen jäsenviestiin, mahdolliseen ylimääräiseen jäsenille osoitettuun sähköpostiviestiin tai yhdistyksen nettisivujen ajankohtaista-osioon/etusivun koulutuskalenteriin tulevista tiedotteista tulee olla ajoissa yhteydessä osoitteeseen webmaster (ät) gynekologiyhdistys.fi.
Kullakin pienryhmällä on olemassa myös oma alasivunsa yhdistyksen nettisivuilla. Kyseisen alasivun päivitystoiveista tulee olla yhteydessä osoitteeseen webmaster (ät) gynekologiyhdistys.fi.
Pienryhmien kokoukset:
Kerran vuodessa maksetaan pienryhmän yksipäiväiseen kokoukseen matkakulut, illallinen, mahdollinen tilavuokra, sekä majoitus (vain mikäli ei ehdi enää illalla kotiin).
Pienryhmällä on mahdollisuus vuoden aikana toiseen harkinnanvaraiseen yksipäiväiseen kokoukseen (tai ylempänä mainitun kokouksen pidentämiseen kaksipäiväiseksi), jonka kohtuulliset kokouskulut voidaan laskuttaa SGY:ltä hallituksen etukäteen hyväksymän budjetin mukaisesti järjestäessään avoimen joko SGYn jäsenille tai kaikille avoimen terveydenhuollon ammattihenkilöille suunnatun koulutustapahtuman tai session esim.
- SGY- päivien aamu- tai iltapäiväsession
- pienryhmän omat koulutuspäivät
- koulutuksen muun tapahtuman, kuten kansallisten lääkäripäivien yhteydessä
- organisoidessaan muun koko jäsenistöä hyödyttävän asian/tapahtuman
Suljettujen ryhmien koulutuksia tai asiantuntijapaneeleja ei käsitetä tässä yhteydessä em. koulutukseksi.
Jos pienryhmä pitää lounaskokouksen yhdistyksen kevätkoulutuspäivien yhteydessä, pienryhmän jäsenet voivat päästä kyseisille koulutuspäiville maksutta. Erillisiä matkakuluja, kokoustiloja tai lounasta koulutuspaikan ulkopuolella ei makseta.
Päivitetty hallituksen kokouksessa 13.3.2025
